Yoni Goldberg

SharePoint Expert, Human Workflow specialist. WWW.GOLDBERGYONI.COM

Posts Tagged ‘Tasks

מעל 40 טיפים לפיתרון מוצלח, חלק 3 מתוך 4-SharePoint Workflow

with 3 comments

 

לחץ כאן לחלק 1 –טיפים ליישום ללא קוד
לחץ כאן לחלק 2 –עוד טיפים ליישום ללא קוד
לחץ כאן לחלק 3 – אפילו עוד טיפים ליישום ללא קוד
לחץ כאן לחלק 4 – טיפים לפיתוח באמצעות קוד

 

19. clip_image002_thumb טיפ מספר 19: צור רשימת משימות באמצעות FEATURE

במערכת מהסוג הזה ישנם הרבה דפים שמציגים מידע מרשימת המשימות (דו”חות, הצגת המשימות האישיות לכל משתמש, הצגת המשימות לכל בקשה וכו’), לעתים רבות קורה שבמהלך הפיתוח או לאחר עליית המערכת לאוויר רוצים להחליף את רשימת המשימות (למשל אם משהו השתבש ברשימה הקיימת) לרשימה אחרת אלא שאז כל הדפים שמתשאלים את רשימת המשימות “נשברים” היות והרשימה שאליה הם פנו כבר לא רלוונטית. ראיתי מקרים בהם היו צריכים לשנות דפים רבים רק בגלל החלפת רשימת משימות. לכן מתוך דפים שמתשאלים את רשימת המשימות כדאי לפנות באמצעות שם הרשימה ולא ה-GUID. אולם ישנם מקרים בהם נהיה חייבים להשתמש ב-GUID לדוגמא כשאנו טוענים את דף העריכה של משימה אחד הפרמטרים שיש להעביר לדף הוא ה-GUID של רשימת המשימות ולכן כדאי ליצור את רשימת המשימות לא ידנית אלא באמצעות FEATURE – באופן זה נוכל תמיד ליצור את אותה רשימה עם אותו שם וגם אותו GUID וכך שרוצים ליצור רשימת משימות חדשה פשוט מוחקים את הישנה ומפעילים את ה-FEATURE מחדש.

Read the rest of this entry »

Advertisements

מעל 40 טיפים לפיתרון מוצלח, חלק 2 מתוך 4-SharePoint Workflow

with 6 comments

לחץ כאן לחלק 1 –טיפים ליישום ללא קוד
לחץ כאן לחלק 2 –עוד טיפים ליישום ללא קוד
לחץ כאן לחלק 3 – אפילו עוד טיפים ליישום ללא קוד
לחץ כאן לחלק 4 – טיפים לפיתוח באמצעות קוד

 

10. clip_image008_thumb[1] טיפ מספר 10: תן למעצבי התהליך ב-VISIO סביבת עבודה

אם קיימים באירגון אנליסטים/מעצבים/מיישמים שמעצבים את מודל זרימת עבודה ב-VISIO, למודל עשויות להיות גירסאות רבות, כמה עורכים במקביל ודיונים – מה יותר מתאים מלשמור את מודל זרימת העבודה כמסמך באתר SHAREPOINT ואפילו ליצור סביבת עבודה למסמך (Document Workspace)? באופן זה תהנה מכל יכולות ה-COLLABORATION של ניהול מסמכים בעיצוב זרימת העבודה. מעבר לזה, כל המשתתפים בעיצוב התהליך יוכלו לראות את זרימת העבודה ללא צורך בתוכנה על המחשב ישירות מתוך הדפדפן. בנוסף, כאשר מעצב תהליך יסיים, אפשר להגדיר שגורם בכיר יאשר לו את זרימת העבודה (WF ש ירוץ על המסמך).

clip_image004_thumb[1]

סביבת עבודה לקובץ עם מודל זרימת עבודה ב-VISIO

clip_image006_thumb[1]

צפיה במודל מתוך הדפדפן, כל המשתתפים יכולים לצפות בגירסאות השונות ללא צורך בתוכנה מקומית

 

11. clip_image003 טיפ מספר 11: שמירת טיוטא של מסמך/טופס ובחירה מתי להתחיל סבב אישורים

אנו נרצה לאפשר למשתמש שלנו שרוצה למלא טופס או מסמך (למשל בקשת חופשה) לבצע שמירה מבלי להתחיל סבב אישורים. למה? כי לפעמים לוקח יומיים או שבוע למלא בקשה ובטרם הבקשה מוכנה לא נרצה להתחיל בסבב אישורים. כשהבקשה תהיה מוכנה המשתמש ילחץ על כפתור מתוך הטופס להתחיל סבב אישורים. באופן טבעי דרישה כזו נפתרת על ידי ‘הפעלה ידנית של זרימת עבודה’ (כלומר לא להגדיר שזרימת עבודה תחל בעת שמירה של פריט אלא רק בהפעלה ידנית) אך זה דורש להוציא את המשתמש מהחוויה של הטופס וללמוד להפעיל זרימת עבודה במערכת SHAREPOINT. רוב הלקוחות לא יאהבו את זה. אז מה עושים? (1) מגדירים ברשימה שדה בשם IsDraft שאומר האם הטופס במצב טיוטא, בהתחלה ערכו של השדה חיובי (2) נגדיר שזרימת העבודה מתחילה בעת שמירה של פריט (כלומר מתחילה מייד כשנוסף פריט חדש). באופן זה כאשר המשתמש שומר טיוטא התהליך כבר התחיל (3) בתוך התהליך בהתחלה נאזין לערך השדה IsDraft ולא נתקדם קדימה עד שערכו ישתנה לערך שלילי. באופן זה ניתן למשתמש להתחיל את סבב האישורים כשנוח לו מבלי לצאת מהטופס.

 

Read the rest of this entry »

מעל 40 טיפים לפיתרון מוצלח, חלק 1 מתוך 4-SharePoint Workflow

leave a comment »

 

הקדמה קצרה

לפניכם מעל 40 טיפים לביצוע HUMAN WORKFLOW מוצלח ואיכותי בסביבת SHAREPOINT. חלק גדול מהמערכות שלקוחות מבקשים בסביבת SHAREPOINT הן מערכות שנועדו לנהל תהליך או מקרה (Case) עיסקי: החלטה על מתן הלוואה, אישור חופשה, סקירת איכות קוד של מתכנת, בקשת העלאת שכר, קבלת עובד חדש, הזמנת טיסה, צירוף ספק, תיכנון ישיבת הנהלה ואפשר בקלות להביא מאות דוגמאות לבקשות דומות. בשנים האחרונות אני מתמחה בפיתרונות מהסוג הזה לאירגונים, הן בהיבט הטכנולוגי והן בהיבט העיסקי ובכתבה שלפניכם תמצאו טיפים המחולקים ל-4 חלקים:

· בחלק 1, 2 ו-3 תמצאו טיפים הקשורים ליישום ללא קוד של פיתרונות, לדוגמא טיפ מספר 5# שעשוי לחסוך לכם זמן רב, או טיפ מספר 7# שממש יכול להציל אתכם ממצב לא נעים וטיפ מספר 15# שיכול לסחוט מהלקוח קריאת התפעלות.

· בחלק 4 תמצאו טיפים הקשורים לפיתוח בקוד, שימו לב לטיפ מספר 33# שעשוי ליצור עבורכם פיתרון עם ארכיטקטורה איכותית וקלה יותר לתחזוקה.

לחץ כאן לחלק 1 –טיפים ליישום ללא קוד
לחץ כאן לחלק 2 –עוד טיפים ליישום ללא קוד
לחץ כאן לחלק 3 – אפילו עוד טיפים ליישום ללא קוד
לחץ כאן לחלק 4 – טיפים לפיתוח באמצעות קוד

 

חלק 1 – טיפים ליישום ללא קוד

1. clip_image002 טיפ מספר 1: ליצירת משימות בתהליך השתמש ב-Custom Task Process
נתבקשת להקצות משימה לאדם או לקבוצת אנשים באופן סידרתי או במקביל. ב-SharePoint Designer קיימים מספר ACTIONS ליצירת משימה או סבב אישורים. כשמדובר ביצירת משימה בודדת לגורם אחד – אנו עשויים להתפתות להשתמש בפעולות מסוג-COLLECT DATA או ב-Assign a To-Do Item (המוכרים לנו מגירסת 2007) היות והם כביכול מיועדים למשימה פשוטה, אולם גם כשאנו יוצרים משימה לאדם בודד יתכן וסביר שהלקוח שלנו יבקש דברים מורכבים יותר בעתיד כמו: להגדיר SLA (זמן תגובה מקסימלי לאישור משימה), או לאפשר לעובד להעביר את המשימה לאדם אחר. Custom Task Process יוכל לתמוך בכל המצבים האלה ולכן הכי בטוח לצאת איתו אל הדרך. שימוש בפעולה זו תבטיח לך שתוכל בעתיד לתמוך ברוב הדרישות שיעלו.

Start Approval Process ו-Start Feedback Process הם אחים של ה-ACTION הזה וגם הם יוכלו לתמוך במצבים מתקדמים.

clip_image004

הוספת Custom Task Process

2. clip_image005 טיפ מספר 2: פתח את האתר באנגלית, שנה לעברית לאחר מכן
אם תפתח את האתר עליו הינך עובד בעברית, כל ה-ACTIONS של זרימת העבודה ב-SHAREPOINT DESIGNER יופיעו בעברית. סביר להניח שלא תבין חלק גדול מהתירגומים המוזרים (בחן את עצמך: מה הוא "תהליך משימה מותאם אישית"?…), כשיהיו לך תקלות לא תוכל לחפש במנוע חיפוש עזרה כי כל המידע יהיה בעברית. לפיכך, כדאי לפתוח האתר באנגלית,
ואז במידת הצורך להוסיף את השפה העברית, במקרה כזה ה-ACTIONS ימשיכו להיות באנגלית.

Read the rest of this entry »